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河南省濮阳市中原油田设计院 刘雪萍
一、引言 EPC总承包是当今世界上较为普遍运用的项目运作模式，其核心内容是项目承包单位对项目进行集合式管理，以项目的整体性和整合性为基础，通过对项目的设计、施工和采购等环节进行资源整合与调配，实现项目运行状态优化，确保项目顺利完成。这其中，文控管理是EPC总承包项目中的重要部分，它将EPC总承包项目中接收和生成的文件在特定的部门进行收集和整合，并传递给项目中相应的职能部门，从而在项目中起到记录、管理和协调的作用。 在EPC总承包项目的运作过程中，通常会产生大量文件、图纸和资料，数量在几万甚至上百万不等，这些文件和资料内容的规范化和科学化管理是EPC总承包项目平稳、顺畅运行的基础保证，因此，文控工作在整个项目实施过程中是非常重要、不可或缺的。它是一个纽带，贯穿于整个项目的始终。从项目伊始的文件报批至项目尾声的竣工资料搜集与整理，文控部门掌握了项目各个阶段最为全面的信息。尤其是作为EPC总承包商的文控管理部门，更是掌握了设计、采办和施工等诸多部门在项目建设中的大量数据信息、文字资料和珍贵图片等。可以将EPC总承包项目中的文控管理比喻为一面明镜，它不仅能清晰准确地映照出项目的运行状态，还能准确反映出项目中存在的问题，从而起到及时准确的调整作用。 在EPC总承包项目中，文控管理工作发挥着很重要的作用。根据项目的生命周期不同阶段，可以将文控管理阶段分为前期文控管理阶段、中间过程文控管理阶段和竣工文控管理阶段。在EPC总承包项目的每一阶段，文控管理都有其自身不同的工作特点和工作方法。 二、前期文控管理 在EPC总承包项目文控管理的前期环节中，准备工作是重中之重，如何确立运作的机制，建立起良好的沟通氛围，文件往来将是双方沟通的最重要形式。因此，建立健全文件控制管理体系且保证该体系有效运行尤显重要。这其中包括科学准确的文控管理项目策划、周密的机构划分和任务明确（划分到技术人员）、全面的规章制度、高效的项目运作流程和完善的项目文控管理系统，以确保项目运行的准确性和流畅性。对文件控制管理体系管理的水平直接影响项目沟通的有效性。所以在这部分环节中，文控管理在项目中起到的是策划和统筹的作用，对项目的“塑造力”作用明显。 EPC总承包项目中，配有文控管理的专职部门，它是项目文控管理的主要部门，应被赋予相应的权力。让文件控制管理覆盖整个项目的各个部门，将文件分类编号、格式、用印、存档、保密和传递等工作统一归口到文件控制部门管理。文件控制部门作为项目管理过程中沟通管理的主要信息纽带，它通过自身的信息收集、统筹和传递等功能发挥着对外文件来往和对内信息统筹的作用，可定位为对外是承包商和业主及第三方联系的窗口。文控管理部门要做好前期文控管理工作，需要做好以下五个方面。 （一）明确岗位责任，加强档案管理意识 在EPC总承包项目管理过程中，要制定岗位职责，各部门按照岗位职责分工，各负其责。同时，各部门要加强文件档案的管理意识。然而，一些分包单位或部门由于经济价值观念问题，往往不注重文控管理工作，对文档资料工作草草应对，导致许多文件和资料缺失，内容不真实，无法和项目进行同步化管理。所以，在项目筹备期间，首先要强化全员的文控管理意识，树立全员对档案资料的正确观念，宣传相关规定。同时，必须要明确分包单位的文控管理岗位，设立人员统筹管理，并严格明确其自身责任。 （二）建立项目文件控制工作程序 项目文件管理是一个系统的过程，包括文件处理、文件报批、文件借阅、文件保管与保存、文件发放与控制、文件作废与销毁等过程。因此，在EPC总承包项目前期，要建立项目文件控制管理程序。 文件控制管理程序是由项目经理批准，项目文控或项目文控部作为项目来往文件和资料等信息的归口管理人员和部门，负责项目文件输入、输出接口的管理。项目部与业主之间的文件往来都要按文件控制管理程序执行，从而实现了项目信息传达的准确性和沟通及时性。 （三）确定项目文件分类，进行文件编码 EPC总承包商与业主方可根据各自的项目管理需求确定其文件管理的分类，但为了信息交流的方便和实现信息共享，承包商应尽可能作一些与业主方统一分类的规定，如项目的分解结构应保持统一。 EPC总承包项目的各个部门要通过文控管理部门编制的《项目文档管理程序》和《项目文档编码管理程序》，进行本部门的项目管理文件编制工作，进而统一项目的编制格式、编号、审批程序以及主要流程，从而起到指导作用。 （四）加强培训，提高文控管理水平 EPC总承包项目的项目量庞大，建设单位较多，且质量参差不齐，许多分包商没有配备专职文控人员，专业程度低，容易导致内容准确度差、资料不完整和资料缺失等问题。因此，对EPC总承包项目中的分包单位文控人员进行专业化的培训工作就极其必要。要在短时间内，让这些文控人员掌握国家标准和行业标准，了解相关法规制度和材料整理的要求。在培训具体内容中，可由专职的文控培训人员建立一个文件材料样板进行示范，使接受培训人员的后续工作符合文档整理和操作的规范，确保文控管理工作科学性和规范性的运作。 （五）文控管理工作的硬件资源保障 为使项目资料能与项目保持准确同步，就要充分做好文控管理的资源保障工作。要做好资源保障工作，硬件条件是关键，文控管理的硬件条件通常包括以下内容。 （1）除了配备专职人员外，要配备专用的电脑对数据和信息进行收录和处理。 （2）总承包项目部和分包单位文控部门要配备复印机、扫描仪、笔记本电脑和打印机等设备，确保资料和信息传输的流畅性和准确性。 （3）要配备局域网，确保项目内部的信息资料传递和管理工作。 （4）项目进行过程中，要安排人员负责影像采集工作，并配备500万像素以上相机，及时记录影像。 （5）要配备先进的测量设备、检测设备和信息采集设备，以保证项目资料和数字化测量的准确性。 三、中间过程文控管理 EPC总承包项目的竣工审查中时常会出现一些问题，例如材料内容不完整、格式不规范、多项少项和编号混乱等问题，这些都是由于文控管理中没有加强中间过程的管理。中间过程管理在文控管理中的作用非常重要，因为在一个项目中，整个项目大部分的文件都出现在中间过程环节。并且在这个环节中，项目的参与单位和部门最多，文件资料也最为复杂，需要详细周密的核对和检查，及时发现问题，及时纠正调整，使文控管理工作发挥自身作用，顺畅推动项目运行。做好EPC总承包项目文控管理的中间过程管理必须做好以下三个方面。 （一）加强交流 在EPC总承包项目中间过程中，面对文档资料多、杂、乱的情况，相对于项目前期，EPC项目文控管理人员要加强和业主、监理和分包单位文控管理人员的联系与交流，对来往的文件、传真和电子邮件做好分类、整理、记录和归档。 同时，EPC项目文控管理人员还应当加强和项目技术人员之间的联系与交流，从而得到项目技术人员对档案信息收集管理工作的有力支持。在遇到信息出现内容不一致等问题时，应在第一时间和项目技术人员取得联系，确认资料的准确无误性。而在交流过程中，文控管理人员也要不断加强学习，逐渐掌握项目管理、施工、系统和操作方面的知识，熟悉项目的阶段性特点和难度，从而更好地为文控管理工作服务，避免问题的出现。 （二）健全和完善规章制度 在EPC总承包项目的运行过程，特别是中间过程中，我们能够发现国家和行业的标准不能完全满足项目实践过程中的要求。要想满足项目要求，必须对制度进行细化和统一，以免出现各分包单位材料混乱、内容不规范和各行其道的情况。所以，在确保国家和行业标准的基础上，必须建立和完善文件档案管理制度，实现文档管理规范化。例如，这其中应该包括《项目档案管理制度》、《项目技术文件管理制度》和《项目竣工编制管理规定》等制度的制定和完善工作等。 （三）划分周密、处理及时 中间过程管理分为日常性和定期性审查两种管理方式。在日常工作中，有的文控管理人员往往只注重对其中一项的管理，或日常性、或定期性管理，这样出现很大弊端。如果只注重日常性管理，必定导致档案资料管理缺乏系统性，而如果只注重定期性管理，也必定导致档案资料管理缺乏细致性，所以两者不可忽视其一，必须齐抓共管。同时，文控管理人员在发现问题后要将问题逐一记录，并以通知单的形式及时下发，要求分包单位进行整改，并提出准确的整改时间，同时要求分包单位给予详细的整改方案。在复核时，对整改不到位的分包单位要给予批评或经济上的处罚。 四、竣工文控管理 在EPC总承包项目文控管理中，竣工资料占据重要内容。它将项目的所有资料进行整合，全面而真实地记录EPC总承包项目，能真实反映整个项目的情况，同时也是项目建成投产后日常运营、维护和改造等活动的主要依据内容。通常竣工文控管理的工作重点主要在以下两个方面： （一）编制合理、责任明确 项目竣工之前，EPC总承包项目负责单位应当做好充分的资料准备工作，合理编制、明确分工和落实责任，成立项目竣工资料管理小组，由项目主要负责人直接统筹把控，项目主要工作人员配合参与，实行一套适用于项目竣工时期的资料工作整理方法，根据《项目文档管理规定》等制度，对项目文档的格式、内容等要求进行明确。同时，作为EPC总承包项目的管理部门，要协调各个分包单位文控部门进行资料的采集和汇总，并统一进行组卷和合卷，从而生成系统的竣工资料，使资料和信息的统一化、规范化和美观化达到最佳水准。 （二）文档资料的汇总、编册和提交 流程和责任明确后，在得到确认命令后，EPC总承包项目文控管理部门统一收集各个单位和部门的竣工资料，并最大可能性地确保资料的准确性和有效性。然后，文控管理部门再对资料进行汇总、合卷和编册工作。编册结束后，经过多次检查与核对，将资料最终上交。 五、实际操作经验 EPC总承包项目的文控管理工作科学性强、配制严密且要求较高，在多年的项目文控管理工作中，笔者总结出了一些经验和工作方法，对文控管理工作的有效推进具有促进作用。 （1）要使EPC总承包项目文控管理的优势能够得到充分发挥，就要从立项和前期准备工作上打好基础，建立和完善文控管理机构和相应的检查监督机制。并最大程度地保证项目各个管理阶段文档资料的系统性和统一性，避免出现资料内容、格式等方面的错位和误差。 （2）EPC总承包项目往往项目庞大、单位部门众多、人员复杂、施工队伍流动性大且素质差参不齐，从而给文控管理工作造成困难。所以，在文控管理人员规范和项目信息交流过程中，不仅要充分做到制度落实的严格准确性，更要做到和技术人员沟通交流的人性化和弹性化。一旦项目文控管理人员或主要项目技术人员出现流动和变动，文控管理部门要充分引起重视，及时有效地做好工作的衔接和督导工作。 （3）由于EPC总承包项目的周期性较长，不稳定因素较大，所以，需要文控管理人员能够适应项目条件、周期和情况的变化，不断转变和调整自身的工作方法，积极总结和探索有效的文控管理模式，不断提高自身的工作效率，确保EPC总承包项目的优化式发展。 六、结语 社会飞速发展，信息变得至关重要，作为掌握着大量信息的文控管理部门在项目实施过程中发挥的作用越来越显著，地位也越来越突出。随着我国项目管理水平的不断进步，在未来，我国EPC总承包项目文控管理工作的水平必会得到进一步提高，从而必将为工程平稳顺利推进和工程质量的提高奠定坚实基础。 |
