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达华集团北京中达联咨询有限公司 张焯明
一、引言 工程档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。监理工程档案管理即工程信息管理，是指在工程建设过程中，监理信息的收集、加工整理、储存、传递与应用等一系列工作的总称，内容包括文件、档案、监理报表及计算机辅助文档等。其目的是通过有组织的信息流通，使决策者能快捷、准确地获得相应的信息，更好地指导工程建设。 在电力建设中，工程档案管理是一项重要的工作，它是施工过程的真实记录，是竣工移交和评价工程质量的主要依据，是项目竣工后生产、运行、维修和工程改扩建的重要参考，更是工程达标投产和工程创优考核、评价的关键内容和条件。 二、监理工程档案及其管理的重要意义 工程档案是建设项目全过程的原始、真实记录，是宝贵的信息资源，是城市建设的潜在生产力。随着经济建设的深入和城市的快速发展，建筑工程越来越多，工程档案对加快城市建设、改善人民生活、促进经济发展意义非凡。建设过程中形成的文档材料，诸如建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料等，全面地反映了工程建设的详细情况，它对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，具有重要的利用价值。加强对档案工作的统一、集中管理，是建筑工程档案齐全、完整和规范的重要保证。 监理资料是工程档案的重要组成部分，它为监理工作的顺利开展创造良好的前提条件，同时留下了监理的痕迹。监理工作自始至终离不开档案资料，从签订监理合同起，总监理工程师就组织编制监理规划、审核监理细则等指导性文件；进场后开展设计图纸会审、施工组织设计的审批、施工单位资质进场审核、开工报审等一系列工作；过程控制中也会产生大量资料，如工序质量控制、隐蔽工程验收、进度及投资控制、监理通知单及监理工作联系单、会议纪要等；工程结束后，竣工资料更是重中之重，它是监理工作价值的集中体现，对其进行组卷与归档管理亦至关重要。 工程建设的任何阶段的监理资料都是不可缺失的，科学地管理监理资料，能在需要时及时、有针对性地提供完整的资料，从而迅即解决监理工作中的问题，也为监理规避风险提供强有力的证据。 三、施工现场监理工程档案管理的方法 监理工程档案的管理，应在公司组织提高监理人员素质的基础上，项目总监理工程师完善制度、落实责任，总监代表辅助落实，专业监理工程师切实履职、资料员专职负责的体系中全面开展。 （一）做好监理资料，需要总监全面负责 《建设工程监理规范》第7.4.2条规定，“监理资料的管理应由总监理工程师负责并指定专人具体实施”；第3.2.2条中规定，“13.总监理工程师应履行以下职责：主持整理工程项目的监理资料”，明确了总监理工程师在监理资料管理的责任主体地位。总监理工程师应在开工前对整个监理资料管理提出目标要求和指导性意见，在实施过程中随时检查，关心监理资料的收集、整理、归档工作。具体而言，首先总监要坚持报验必须资料先行、各项施工资料必须真实合格的原则，重视对施工资料的监理，特别在施工准备阶段一定要严格把关，在协调会和监理例会上也要反复强调。其次，总监须不断深化与业主的交流。监理相关的施工合同、施工图纸、设计变更等资料，皆为业主提供，争取业主的理解和支持，有助于监理工作、尤其是资料管理工作的顺利开展。再次，总监应以监理日记作为检查项目部监理工作和资料的主要载体。监理日记是完整地记录监理工作的原始资料，也是全方位、连续性地记录工程建设的重要资料，为总监检验监理工作和资料提供真实、准确的依据。此外，总监须及时做好监理工作和资料的总结、汇报。《建设工程监理规范》第3.2.2条中规定，“11.组织编写并签发监理月报监理工作阶段报告专题报告和项目监理工作总结”，公司要求总监于次月15前上报本月监理月报或总结，以了解项目开展情况，科学地对监理人员、费用进行统筹管理。 （二）做好监理资料，还需各专业监理工程师履行职责 《建设工程监理规范》第3.2.5条中规定，“专业监理工程师应履行以下职责：1.负责编制本专业的监理实施细则；7.根据本专业监理工作实施情况做好监理日记；8.负责本专业监理资料的收集汇总及整理参与编写监理月报”。可见，专业监理工程师有责任随着工程项目的进展，收集、整理本专业的监理资料。对资料进行认真检查，不得接受经涂改过的报审资料；与总监和资料员密切配合，参与编写监理月报，并于编制月报之后次月10日前将审核整理过的资料交与资料员存放保管。注意审核并妥善保管本专业的工程计量数据资料及原始凭证。 （三）做好监理资料，更需要专人负责 根据工程规模，设立专职或兼职资料员，在施工建设全程做好资料管理工作。第一，随工程进展，资料员要对监理资料进行及时收集和规整，重视阶段性整理工作。《建设工程监理规范》第7.4.3条规定，“监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档”，做好原始资料的保护，严禁延期补发资料。第二，资料员可以对承包单位的工程文件的形成、积累、立卷进行监督检查。第三，资料员须与总监统一思想，在资料整理过程中，严格贯彻总监的工作准则；对资料管理工作成果与存在的问题及时向总监汇报。第四，资料员应协助总监查阅监理工作资料，重点是监理日记，核实其中是否记录了开工报审表、中间验收报表等审批资料及监理联系单、整改通知单等原始发文。 总之，做好监理资料的管理，需要在监理公司的统一领导下，以总监为核心、总监代表辅助、专监和资料员队伍的配合下，共同完成。 四、监理公司在工程资料管理建设中的举措与效果 为推进公司完备的管理和运营体系建设、切实提高公司资料管理的水平，达华集团北京中达联咨询有限公司自1996年成立至今，一直将监理资料的管理纳入到公司的整体运作之中，不断夯实资料工作建设的基础，有效地发挥监理资料的功能。 （一）发布并推行了《火电工程监理实施工作标准》 2012年4月，公司发布并推行了《火电工程监理实施工作标准(QZDLJL-001-2012)》，供各项目部在监理工作中学习和执行。本标准在起草过程中，参考了国家颁发标准、规程、规范，由公司总工程师起草、副总经理及总经济师审核，最终由总经理批准。这是公司制定并实施的技术纲领性文件，它推进了公司的档案管理建设，标志着中达联监理公司拥有完备的工程监理技术和管理水平，对于监理部档案资料的管理发挥着重要的指导和规范意义。 （二）筹建办公自动化管理系统 2012年5月，公司召开全体会议，商讨建立办公自动化管理系统事宜。此系统还在筹建中，拟使用Office Assistant软件，采用Browser/Server模式，针对公司总部及各部门、各项目部的管理流程，以公司的各类管理、技术性文件和各部门、各项目部的档案资料为原始素材作填充，制作拥有友好界面、严谨管理结构的“达华集团北京中达联咨询有限公司办公自动化管理系统”，它可以为不同身份的使用者提供不同的办公需求和访问权限，有助于公司各管理层及员工开展工作，有利于各部门和各项目部监理工作效率的提高，推进了监理公司运营和资料管理的无纸化、自动化、数字化。 （三）公司组织开展资料员培训班 公司领导高度重视工程档案管理的建设，总经理作出了集中培训资料员的指示，旨在提高监理档案的管理水平，特别是要提高各项目部的资料管理水平，以适应工程档案管理高标准的需求，为业主提供更加优质的服务。 2012年6月13日至14日，资料员培训班在北京举办。这是公司组织的首次资料员培训班，也是监理行业中率先对资料员开展的系统培训。培训内容涵盖了资料档案管理基本知识，监理文件的收集和档案整理，科技档案紫光录入及组卷，照片档案的录入、组卷及档案移交。本次培训有四大亮点： 亮点一：公司领导对资料管理作出了新的、具体的指示，给予资料员指导和大力支持。公司总经理要求资料员通过培训，将所学知识运用到现场工作中，以提高自身的业务能力，公司会对成绩突出者予以待遇提高，他强调了原始资料的重要性，并赋予了资料员更高的权力——对各专业监理工程师提出资料归档的具体要求。他承诺，公司将继续开展培训，为资料员业务水平的提高提供源源不断的智力支持。 亮点二：公司为资料员提供了优质资源和服务，搭建了信息交流平台。公司总工程师道出了资料管理的重要性和最终目的，并与资料员分享亲历的项目中资料归档的经典案例。信息管理顾问编写教案、主持培训及授课，同时，对项目上的监理资料进行针对性的解析。会务组为资料员营造舒适的学习及生活环境，为资料员搭设专业的即时交流平台（QQ群），便于资料员在工作中相互学习和沟通。这些举措充分体现了公司给予员工的人文关怀。 亮点三：资料员在培训中学有所获，各抒己见。多数学员对授课内容感觉较好，对培训的组织安排感到满意，普遍认为所学知识的实用性极强，对紫光档案管理软件也有了深入的认识和接触。资料员在明确今后工作方向的同时，更加坚定了加强学习、不断提高各自所在工程档案管理水平的决心。收获之余，学员们对培训提出了见解和建议，希望公司能够提供更多的集中学习的机会，结合真实案例与大家交流、共同分析，增进工作的积极性和准确性。 亮点四：各项目监理部充分吸收资料员培训的成果，对培训的指示精神予以不同程度的落实。多数项目部深入贯彻和学习严把资料关、为业主提供一流的服务、对外树立中达联精品品牌的精神，重新部署了资料管理工作。包括要求全员协助资料员进行资料的收集和整理、提高资料员的权限和资料员牵头、各专业配合开展内业自查等。 本次资料员培训班的举办，充分证明了中达联监理公司拥有完备的档案管理体系，标志着公司的工程建设档案正迈向规范化、标准化、数字化管理的道路。 五、结束语 国家档案局、建设部、国家能源局历来重视工程建设项目的档案工作，不断规范施工项目管理。为促进项目管理科学化、程序化、法制化，使管理水平不断提高，达到与国际惯例接轨目标，制定了一系列建设项目档案的国家和行业标准、规范、规定，把档案资料工作放到了重要位置上，对工程建设项目档案资料的要求不断提高。 今后，达华集团北京中达联咨询有限公司将继续深化工程档案管理建设，适应更满足上级主管部门及业主对档案资料的要求，并与协会各会员单位一道，为不断推进监理行业、尤其是电力建设专业的工程档案管理水平，携手并进，开拓进取，共赢未来。 |
